Políticas de reembolso: Saiba a importância e como criar

Garantir o controle do reembolso de despesas de uma empresa pode ser um processo árduo e burocrático quando não se tem métodos e equipe bem alinhados. Grande parte das empresas que trabalham com equipe externa, já vivenciaram situações incomuns com gastos no cartão de crédito corporativo, e dificuldade em entender os dados lançados nos relatórios de despesas. Consequentemente, o controle de entradas e saídas do fluxo de caixa fica ainda mais imprevisível, ou acarretam custos desnecessários.

Políticas de reembolso: Vantagens e implantação

O principal objetivo de estabelecer políticas de reembolso é evitar problemas a longo prazo, do tipo: Não sabia que esse tipo de despesa não era reembolsável, perdi o comprovante, esqueci de preencher o relatório, não sabia que tinha prazo, etc. Esclarecer e categorizar quais despesas os funcionários podem reivindicar é o passo inicial. Normalmente, reembolsos aceitos envolvem:

  • Alimentação
  • Táxi
  • Abastecimento
  • Viagens
  • Pedágio
  • Custos relacionados aos clientes

Vantagens como gastos com entretenimento com os clientes podem ser oferecidas aos funcionários como benefícios da empresa. Caso isso ocorra, é aconselhável comunicar o valor que é coberto pelo empregador, parcial ou reembolso total, dentro de termos específicos alinhados pela equipe de gestão financeira e comercial de cada empresa.

Legitimidade das despesas

O controle dessas atividades depende tanto do colaborador, e sua organização com comprovantes fiscais, como do gestor que precisa vincular as despesas.  Busque um sistema/software que facilite esse processo, e possibilite o escaneamento de notas fiscais, e armazená-las em segurança, o que reduz o acúmulo de papel, além de perdas.

Veja no vídeo abaixo como a KM trabalha para oferecer soluções ágeis, que facilita o acompanhamento de sua política:

Para evitar pedidos fora de data, defina prazos para solicitações de reembolso para pelo menos uma semana antes da próxima data de pagamento. Certifique-se de que o funcionário receba a aprovação o feedback de suas reivindicações, e acompanhe seu fluxo de solicitações. Garanta tempo para revisar seus relatórios, e confirme se as solicitações estão dentro das políticas da empresa.

Fraudes acontecem

Propositalmente ou não, a fraudes acontecem. Pode ser tão simples quanto enviar o mesmo recibo duas vezes, ou realizar rotas fora da carteira de clientes. Independente disso, de acordo com a Associação Brasileira de Comércio o conflito entre o valor que se deve x o que é reembolsável entre funcionários é responsável por perdas de 20 bilhões a 40 bilhões por ano. A maioria das causas está ligada a falta de uma gestão eficiente, e a dificuldade de controle dessas informações, e por isso os softwares vêm trabalhado em características que conciliam informações específicas em um só lugar, e garantem a redução dos custos provenientes da dificuldade em trabalhar com a variedades de dados.

Quer saber como obter a gestão completa das despesas e atividades de sua equipe em um só lugar? Experimente o app KM Online por 7 dias grátis!

2018-06-26T20:12:00+00:00 Maio 24th, 2018|Políticas de Reembolso|
×

Olá!

Sou o André, faço parte da equipe de atendimento da KM Online. Para iniciar o chat comigo basta clicar no botão abaixo:

× Em que posso ajudar?