Porque controllers odeiam relatórios de despesas

A vida dos executivos de venda é um trabalho intenso e emocionante. Entre cafezinhos, salas de reuniões e almoços com a diretoria, vêm os relatórios de despesas.

Encontrar os recibos amassados e perder horas digitando as informações em uma planilha não é interessante nem para o executivo que poderia estar fechando novos contratos e nem para o controller da empresa que vai precisar ter o mesmo trabalho conferindo recibo por recibo. Agora multiplique esse processo por centenas ou milhares de funcionários, já imaginou? Em resumo, essa é a intensa dor de cabeça enfrentada por controllers e departamentos financeiros nas grandes empresas.

Na tentativa de minimizar esses problemas, algumas empresas substituíram relatórios de despesas manuais, realizados em planilhas de Excel, por sistemas web onde o funcionário pode digitar suas informações e anexar a foto de um comprovante. Esse novo fluxo torna o processo de reembolso de despesas um pouco mais fácil para os funcionários, porém para a equipe financeira não mudou muito e a conferência das notas ainda é necessária.

Não perca mais tempo

Você já parou para pensar quantas horas sua empresa perde com reembolso de despesas? Um relatório de despesas precisa ser preenchido pelo funcionário, conferido pelo gestor e processado pelo departamento financeiro. Se não houver erros, o reembolso da despesa é realizado, se houver algum erro o processo começa novamente.

De acordo com estudo realizado pela Global Business Travel Association (GBTA), processar um relatório de despesas leva aproximadamente 20 minutos, e mais 15 minutos se houver necessidade de revisão. E cerca de um em cada cinco relatórios precisam de revisão.

Todo esse tempo perdido pode facilmente desaparecer se o departamento financeiro puder receber um recibo digitalizado com todas as informações. Através de um app de reembolso de despesas, como o da Km Online, o usuário tira uma foto e digitaliza as informações dos recibos, evitando erros de digitação e respeitando as políticas aplicadas.

Se você é um controller, o software de reembolso de despesas te gera alertas caso haja algo errado com os recibos, dessa forma você não vai precisar conferir um por um para saber se as informações digitadas nos relatórios estão corretas nem se os recibos batem com as informações submetidas.

Colaboradores mais produtivos

Existe um velho ditado que diz: trabalhadores felizes são trabalhadores produtivos. E todos nós sabemos que colaboradores que preenchem relatórios de despesas manuais raramente estão satisfeitos com esse processo.

Por isso, com a ajuda de um aplicativo de reembolso de despesas, o colaborador pode facilmente tirar uma foto do recibo e fazer sua solicitação em real-time. Essa facilidade proporciona aos funcionários um senso de controle muito importante. À medida que vão lançando suas despesas ao longo do mês, a aprovação e eventual correção pode ser feita rapidamente e consequentemente seu reembolso também será mais rápido. Isso torna os colaboradores mais felizes e produtivos.

Gere mais valor e atenção ao dinheiro gasto

Com a nova forma de submeter despesas você vai perceber que os funcionários ficarão mais interessados com as políticas de despesa da empresa. Como o acompanhamento é em tempo real e os gestores estão mais atentos (além de trabalharem com a tecnologia a seu favor), os funcionários são levados a considerar se suas despesas podem realmente ser reembolsadas. Eles querem conhecer as regras! Para a equipe financeira isso significa menos solicitações fora da política, menos erros e menos retrabalho.

Apenas acompanhe o fluxo

Quando o time financeiro pode acompanhar as despesas em tempo real, pode acompanhar o valor gasto por projeto para cada cliente, pode criar relatórios por centro de custos e pode ter a informação sobre quanto está sem gasto e quanto precisa provisionar para o próximo mês. Além disso, cada despesa lançada é vinculada a sua conta contábil e entra no ERP dentro do fluxo de pagamento. Tudo isso, sem a necessidade de uma intervenção humana.

Os aplicativos de reembolso de despesas com inteligência artificial são diferentes, reduzem o tempo gastos no processamento e análise de despesas, e facilitam muito o processo de compliance. Para controllers financeiros com tempo limitado (acredito que seja o caso de todos), os apps de reembolso podem ser transformadores.

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2019-10-09T22:25:04+00:00 Outubro 9th, 2019|Geral, Gestão, Produtividade|
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